Los factores del CNA que más universidades medianas no pueden demostrar en tiempo real

Existe un patrón que se repite con llamativa regularidad en los procesos de acreditación de programas e instituciones universitarias en Colombia. Durante los meses normales del año académico, los indicadores del CNA existen en algún lugar de la institución: en el sistema académico, en los archivos del área de talento humano, en las memorias del Consejo Académico, en los registros de bienestar universitario. Pero están dispersos, desactualizados o en un formato que no permite presentarlos con la rapidez y la precisión que un proceso de acreditación exige.

Entonces llega la notificación de visita de pares académicos. Y en cuestión de días, dos o tres personas de la institución entran en un modo de trabajo que consume todo: consolidar evidencias, actualizar indicadores, verificar que los números que se van a presentar sean consistentes entre sí y con lo que la institución reportó al SNIES en los últimos años.

Ese modo de emergencia tiene un nombre técnico en la gestión universitaria colombiana, aunque raramente se usa: es la diferencia entre una cultura de mejoramiento continuo real y una cultura de mejoramiento continuo para la visita.

Las instituciones que pasan sus procesos de acreditación sin sobresaltos no son necesariamente las que tienen mejores indicadores. Son las que tienen sus indicadores disponibles, confiables y trazables en todo momento, no solo cuando el CNA llama.

¿Qué evalúa realmente el CNA en un proceso de acreditación?

El Consejo Nacional de Acreditación evalúa la calidad de los programas académicos y de las instituciones de educación superior en Colombia a través de un modelo que organiza los factores de calidad en características e indicadores. Aunque el modelo ha tenido actualizaciones a lo largo de los años, sus componentes estructurales son consistentes y conocidos por cualquier directivo universitario colombiano.

Lo que muchas instituciones no tienen completamente claro es que el CNA no evalúa solo el nivel actual de los indicadores. Evalúa también la capacidad de la institución para demostrar su evolución a lo largo del tiempo, la coherencia entre lo que declara en su proyecto educativo institucional y lo que muestra en sus datos reales, y la existencia de mecanismos de seguimiento y mejoramiento que funcionen de forma sistemática, no solo en respuesta a las visitas de evaluación.

Dicho de otro modo: una institución con indicadores mediocres pero con una trayectoria clara de mejoramiento, respaldada por datos confiables y trazables, tiene mejores condiciones en un proceso de acreditación que una institución con indicadores aparentemente buenos pero sin capacidad de demostrar cómo llegó hasta ahí ni qué mecanismos tiene para sostenerlos.

Los factores del CNA que más dependen de datos del sistema académico

De todos los factores que evalúa el CNA, hay un conjunto específico cuya evidencia depende directamente de la calidad y la disponibilidad de los datos que genera el sistema académico de la institución. Estos son los que con mayor frecuencia presentan problemas en las visitas de acreditación de universidades medianas colombianas.

Estudiantes — Permanencia y deserción

El CNA evalúa las tasas de retención y deserción de la institución, su evolución a lo largo del tiempo y la existencia de programas de acompañamiento estudiantil con evidencia de impacto. Para demostrar este factor correctamente, la institución necesita tasas de deserción calculadas con criterios consistentes entre periodos, desagregadas por programa, sede y modalidad, con al menos cinco años de histórico. También necesita evidencia de las intervenciones de consejería y bienestar, con registro de los estudiantes atendidos y los resultados de esas intervenciones.

Si esos datos están en un sistema que no permite reconstruir la historia con ese nivel de desagregación, la institución va a presentar estimaciones, y las estimaciones en un proceso de acreditación son una señal de debilidad institucional.

Personal docente — Formación, dedicación y producción

El CNA evalúa el perfil de la planta docente: nivel de formación (especialización, maestría, doctorado), tipo de vinculación (tiempo completo, medio tiempo, cátedra), dedicación real a las funciones de docencia, investigación y extensión, y producción académica e investigativa. Para demostrar este factor, la institución necesita datos actualizados de toda su planta docente, cruzados con los programas en los que dicta clases y con los proyectos de investigación y extensión en los que participa.

Cuando esta información está en archivos de Excel independientes que cada facultad actualiza de forma autónoma, la consolidación para el informe de autoevaluación consume semanas y produce un documento que refleja el estado de la información en un momento específico, no el estado real de la planta docente al momento de la visita.

Procesos académicos — Resultados de aprendizaje y evaluación

El CNA evalúa la existencia y el funcionamiento de sistemas de evaluación del aprendizaje que permitan identificar brechas, hacer ajustes curriculares y demostrar que los estudiantes están alcanzando los resultados de aprendizaje definidos para cada programa. Para esto se necesita información histórica sobre rendimiento académico por asignatura, semestre y programa, con capacidad de identificar tendencias y señalar dónde están los problemas recurrentes.

Esta información existe en el sistema académico de cualquier institución que tenga registro de notas. El problema es que pocas instituciones tienen la capacidad de consultarla de forma agregada y analítica, en lugar de solo registro a registro.

Bienestar universitario — Cobertura e impacto

El CNA evalúa los programas de bienestar universitario: su cobertura sobre la población estudiantil, la diversidad de servicios ofrecidos y, especialmente, su impacto medible sobre la permanencia y el rendimiento académico de los estudiantes que los usan. Demostrar este último punto requiere cruzar los datos de participación en programas de bienestar con los datos académicos y financieros de los estudiantes participantes, comparados con un grupo de referencia de estudiantes con características similares que no participaron.

Ese tipo de análisis de impacto es prácticamente imposible de hacer cuando los datos de bienestar y los datos académicos viven en sistemas separados que no se comunican entre sí.

La trampa del "indicador estimado": por qué reportar aproximaciones es un riesgo real

En un proceso de acreditación, cada número que aparece en el informe de autoevaluación de la institución está sujeto a verificación. Los pares académicos pueden pedir la fuente de cualquier indicador, solicitar el detalle detrás de una cifra agregada o comparar lo que la institución presenta en su informe con lo que reportó al SNIES en el mismo periodo.

Cuando una institución no tiene los datos con el nivel de precisión y trazabilidad que el informe requiere, hay dos caminos: reconocer la limitación o presentar una estimación como si fuera un dato preciso. El segundo camino es un riesgo real. No porque el CNA asuma mala fe, sino porque una inconsistencia detectada durante la visita —entre el número presentado en el informe y el número que aparece en los registros del SNIES, o entre la tasa de deserción declarada y el número real de estudiantes que no se matricularon en el siguiente periodo— genera un cuestionamiento que la institución tiene que resolver en tiempo real, frente a los pares, sin la posibilidad de tomarse días para investigar.

Las observaciones formales más costosas en los procesos de acreditación colombianos no son las que señalan indicadores bajos. Son las que señalan inconsistencias entre lo que la institución declara y lo que puede demostrar con evidencia verificable.

Qué datos debe tener disponibles en tiempo real un sistema académico para soportar la acreditación

Para que una institución pueda operar en estado de auditoría permanente —lista para una visita del CNA en cualquier momento del año, no solo las semanas antes— su sistema académico debe tener disponibles, de forma confiable y con trazabilidad completa, al menos los siguientes datos:

Matrícula y evolución Número de estudiantes matriculados por periodo, programa, sede, modalidad y nivel de formación, con histórico de al menos diez años y capacidad de mostrar la evolución periodo a periodo. La tasa de crecimiento de la matrícula, la composición por estrato socioeconómico y el porcentaje de estudiantes nuevos vs. continuos deben poder generarse en minutos, no en días.

Deserción y retención por cohorte Tasas de deserción calculadas por cohorte de ingreso —no por periodo, que es una metodología que puede ocultar tendencias reales— con desagregación por programa, sede y modalidad. El sistema debe poder responder preguntas como: de los estudiantes que ingresaron en el primer semestre de 2020 al programa de Administración de Empresas, ¿qué porcentaje se graduó en el tiempo previsto, qué porcentaje todavía está activo y qué porcentaje abandonó en cada semestre del proceso?

Perfil y evolución de la planta docente Número de docentes por tipo de vinculación y nivel de formación, actualizado en tiempo real, con histórico que permita mostrar la evolución del perfil docente a lo largo del tiempo. Si la institución ha mejorado su porcentaje de docentes con maestría o doctorado en los últimos cinco años, esa tendencia debe poder mostrarse con datos verificables, no con una afirmación en el informe.

Resultados académicos por programa y asignatura Tasas de aprobación y reprobación por asignatura, semestre y programa, con capacidad de identificar las materias con mayor índice de reprobación histórica y mostrar si ese índice ha mejorado o empeorado. Esta información es la base para demostrar que la institución tiene mecanismos reales de evaluación y mejoramiento curricular.

Registro de intervenciones de bienestar y consejería Número de estudiantes atendidos por cada programa de bienestar, tipo de intervención, y seguimiento de su situación académica y financiera posterior a la intervención. Este registro es el que permite demostrar el impacto de los programas de bienestar, que es exactamente lo que el CNA quiere ver.

Cronograma tipo de un proceso de renovación de registro calificado

Entender los tiempos del proceso ayuda a planificar cuándo tener lista la información. Este es un cronograma típico para una renovación de registro calificado en Colombia:

El tiempo total entre el inicio de la autoevaluación y la resolución del MEN suele ser de entre doce y veinticuatro meses. Una institución que comienza a preparar su información cuando llega la notificación de visita ya está varios meses atrasada.

Checklist de preparación institucional para visita CNA

Este checklist está diseñado para ser útil en cualquier momento del año, no solo en vísperas de una visita. Si una institución puede responder "sí" a todas estas preguntas en un momento ordinario del calendario académico, está genuinamente preparada para una visita en cualquier momento.

Sobre los datos de estudiantes:

• ¿Puedo saber hoy cuántos estudiantes están matriculados en cada programa, sede y modalidad?
• ¿Tengo tasas de deserción por cohorte con al menos cinco años de histórico, calculadas con criterios consistentes?
• ¿Tengo registro de las intervenciones de consejería y bienestar de los últimos tres años, con seguimiento del estado académico posterior de los estudiantes atendidos?

Sobre la planta docente:

• ¿Tengo el perfil completo y actualizado de toda mi planta docente, con nivel de formación y tipo de vinculación?
• ¿Puedo mostrar la evolución del perfil docente en los últimos cinco años?
• ¿Tengo registro verificable de la producción académica e investigativa de mis docentes?

Sobre los resultados académicos:

• ¿Tengo tasas de aprobación y reprobación por asignatura y por semestre para los últimos cinco años?
• ¿Puedo demostrar que esa información ha alimentado decisiones curriculares concretas?

Sobre la consistencia con el SNIES:

• ¿Los números que presentaría al CNA son consistentes con los que reporté al SNIES en los mismos periodos?
• ¿Puedo rastrear cualquier indicador hasta el registro original que lo generó?

Si alguna de estas preguntas genera incomodidad, ese es exactamente el punto donde la institución tiene un riesgo real en su próximo proceso de acreditación.

Preguntas frecuentes

¿El CNA acepta indicadores que han mejorado poco o que están por debajo del promedio nacional? Sí, siempre que la institución pueda demostrar que tiene conciencia del problema, un plan de mejoramiento específico con metas concretas y evidencia de que el plan se está ejecutando. El CNA evalúa trayectorias de mejoramiento, no solo estados actuales. Una institución con una tasa de deserción alta pero con una tendencia clara de reducción sostenida en los últimos cuatro periodos tiene un argumento más sólido que una institución con indicadores aparentemente buenos pero sin capacidad de explicar por qué son buenos ni qué está haciendo para sostenerlos.

¿Qué pasa si durante la visita los pares detectan una inconsistencia entre el informe y los datos del SNIES? Depende de la naturaleza y la magnitud de la inconsistencia. Las pequeñas diferencias metodológicas son explicables y generalmente no afectan el resultado del proceso si la institución puede dar una explicación técnica coherente. Las inconsistencias grandes, especialmente en indicadores clave como matrícula o deserción, pueden derivar en observaciones formales que deben resolverse antes de que el MEN emita la resolución de acreditación.

¿Con qué frecuencia actualiza el CNA su modelo de evaluación? El CNA ha actualizado su modelo en varias ocasiones desde su creación. Las instituciones deben mantenerse al día con los lineamientos vigentes, que están disponibles en el sitio web del CNA, y verificar que los indicadores que están monitoreando corresponden al modelo de evaluación aplicable a su proceso específico.

¿La acreditación institucional cubre automáticamente a todos los programas de la institución? No. La acreditación institucional y la acreditación de programas son procesos independientes. Una institución puede tener acreditación institucional sin que todos sus programas estén acreditados individualmente, y viceversa. Los criterios y los indicadores evaluados son similares pero no idénticos entre los dos tipos de proceso.

¿Qué tan importante es el software en los resultados de un proceso de acreditación? El software no acredita a una institución. Lo que acredita a una institución es la calidad real de sus procesos académicos y la cultura de mejoramiento continuo. Lo que el software hace es hacer visible esa calidad de forma confiable, trazable y disponible en cualquier momento, eliminando la necesidad de construir la evidencia de emergencia cada vez que llega una visita.

Docens está diseñado para mantener en tiempo real los indicadores que el CNA evalúa: tasas de deserción por cohorte, perfil docente actualizado, resultados académicos por programa y registro completo de intervenciones de permanencia estudiantil. Si quieres revisar qué tan preparada está tu institución para su próximo proceso de acreditación, podemos agendar una conversación.