Por qué el software académico debe ajustarse a la institución, y no la institución al software.
Hay una queja que aparece con regularidad en las instituciones de educación superior colombianas que han intentado implementar un sistema académico y no lo han logrado completamente: "el sistema no nos deja hacer lo que dice nuestro reglamento". El proceso de matrícula que el software impone no coincide con el que la institución lleva años aplicando. La forma en que el sistema calcula el promedio no corresponde a los criterios del reglamento académico. Las reglas de bajo rendimiento que el sistema aplica son distintas a las que el Consejo Académico aprobó.
Cuando eso ocurre, la institución tiene dos opciones: adaptar sus procesos al software, lo que implica cambiar reglamentos que tienen respaldo jurídico y académico, o mantener sus procesos al margen del sistema, lo que significa que el software se convierte en una herramienta parcial que coexiste con los procesos manuales que ya existían.
Ninguna de las dos opciones es aceptable. La primera porque ninguna institución debería tener que modificar su reglamento académico para acomodarse a un software. La segunda porque una herramienta que la institución tiene que rodear con procesos manuales no es realmente una solución.
La alternativa correcta es un sistema académico que pueda configurarse para reflejar el reglamento de cada institución, no uno que imponga su propia lógica sobre la operación institucional. Esa capacidad de parametrización es, en la práctica, uno de los factores más determinantes en el éxito o el fracaso de cualquier implementación de software académico universitario.
Parametrizar no es programar. No requiere que la institución tenga un equipo de desarrollo de software ni que el proveedor construya funcionalidades nuevas para cada cliente. Significa que el sistema tiene variables configurables que determinan su comportamiento, y que cada institución puede ajustar esas variables para que el sistema opere exactamente según sus propias reglas.
La diferencia es importante: un sistema que requiere desarrollo personalizado para cada institución es costoso, lento y propenso a errores. Un sistema con parametrización robusta puede adaptarse a reglamentos distintos a través de configuración, sin tocar el código del sistema.
En la práctica, esas variables configurables cubren todos los procesos del ciclo académico: desde cómo se calcula la nota definitiva de un estudiante hasta cuántas materias puede matricular alguien que estuvo en bajo rendimiento el semestre anterior, desde cómo se liquida la matrícula financiera hasta qué documentos son obligatorios para completar el proceso de inscripción.
Las siguientes configuraciones ilustran cómo reglamentos académicos distintos producen configuraciones distintas en el sistema, sin que ninguna sea más correcta que la otra. Son ejemplos de parametrizaciones reales aplicadas en instituciones colombianas de educación superior como Uniespinal, INFOTEP Guajira e INFOTEP San Andrés durante implementaciones recientes.
Liquidación de matrícula financiera según el tipo de estudiante
Una institución puede definir que los estudiantes nuevos pagan un valor fijo independientemente de las materias que seleccionen, mientras que los estudiantes continuos pagan según el número de créditos o unidades que inscriban. Otra institución puede definir que el valor de la matrícula varía según el nivel académico del estudiante (primer año, segundo año, etc.) o según un nivel financiero asignado individualmente basado en su situación socioeconómica.
El sistema debe poder configurar cada uno de esos criterios de forma independiente: liquidar según unidades inscritas, según el nivel del estudiante, según las unidades autorizadas para ese estudiante específico, o según el nivel financiero asignado. En una misma institución pueden coexistir distintos criterios para distintos programas o modalidades.
Cálculo de la nota definitiva
Una institución puede definir que la nota definitiva de una materia se trunca al primer decimal (una nota de 3.79 se convierte en 3.7). Otra puede definir que se redondea al segundo decimal con las reglas estándar de redondeo matemático. Una tercera puede tener una combinación: truncar para las notas reprobatorias y redondear para las aprobatorias.
El sistema debe poder configurar el método de cálculo (truncar o redondear), el número de decimales y las reglas de excepción, de modo que el promedio que aparece en el historial del estudiante corresponda exactamente al que produciría el área de registro aplicando el reglamento manualmente.
Reglas de bajo rendimiento con progresividad
Este es uno de los ejemplos más ilustrativos de por qué la parametrización importa. Una institución colombiana implementó recientemente una política de bajo rendimiento con tres niveles progresivos:
Esa política, aprobada por el Consejo Académico de esa institución, no existe de la misma forma en ninguna otra. Para aplicarla, el sistema académico debe poder configurar los umbrales de materias perdidas que activan cada nivel de restricción, las reglas de qué materias puede o no puede matricular el estudiante en cada nivel, y la acción final (pérdida de cupo) que se activa si el estudiante llega al tercer nivel sin aprobar.
Sin capacidad de parametrización, esa política solo puede aplicarse manualmente, con el riesgo de errores y de inconsistencias que eso implica.
Un sistema académico con parametrización completa cubre todos los procesos del ciclo académico. Estos son los grupos de parámetros que permiten configurar el comportamiento del sistema para cada institución:
Parámetros de admisión Definen los requisitos documentales y académicos que un aspirante debe cumplir para ser admitido: qué documentos son obligatorios, cuáles son opcionales, en qué plazo deben entregarse, y qué condiciones académicas (puntaje mínimo en pruebas, promedio mínimo de bachillerato) son evaluadas en el proceso de admisión. Cada institución tiene su propio proceso de admisión, y el sistema debe reflejarlo.
Parámetros de inscripción Determinan cómo funciona el proceso de preinscripción: el valor de los derechos de inscripción, si son reembolsables o no, en qué condiciones se puede inscribir una persona que ya fue estudiante de la institución anteriormente, y qué información adicional debe capturarse en el formulario de inscripción según las necesidades específicas de cada programa.
Parámetros de matrícula académica Definen las reglas que rigen la selección de materias: el número mínimo y máximo de créditos que un estudiante puede matricular en un periodo, las reglas de prelación que determinan quién tiene prioridad para matricularse primero, si los estudiantes pueden matricularse en materias de semestres superiores al suyo en el plan de estudios, y las condiciones bajo las que un estudiante puede ser impedido de matricularse (deudas financieras, bajo rendimiento, documentos pendientes).
Parámetros de matrícula financiera Determinan cómo se calcula el valor de la matrícula para cada estudiante: el método de liquidación (por créditos, por periodo, por nivel, por nivel financiero asignado), las reglas de descuentos y becas aplicables, los plazos de pago y las consecuencias del incumplimiento. Como se mencionó antes, este es uno de los grupos con mayor variación entre instituciones.
Indicadores para el cálculo de promedios Definen cómo se calcula el promedio del estudiante: si es un promedio simple o ponderado por créditos, qué materias se incluyen o se excluyen del cálculo, cómo se tratan las habilitaciones y validaciones en el promedio, el método de redondeo o truncado y el número de decimales, y cuál es el promedio mínimo requerido para conservar el cupo en el programa.
Parámetros de notas definitivas Determinan el comportamiento específico del registro de calificaciones: la escala de notas permitida (0 a 5, 0 a 100, aprobado/reprobado), la nota mínima de aprobación, cómo se manejan las calificaciones de cortes parciales y su peso en la nota definitiva, y las reglas de redondeo o truncado ya mencionadas.
Parámetros de evaluación docente Definen cómo funciona el proceso de evaluación docente: qué instrumentos de evaluación aplican, con qué frecuencia, cuándo se abre y cierra el proceso en el calendario académico, y qué umbrales de respuesta mínima se requieren para que los resultados sean estadísticamente válidos.
Parámetros de asistencia Determinan cómo se registra y se controla la asistencia: si el sistema de asistencia está habilitado, qué porcentaje mínimo de asistencia se requiere para poder presentar evaluaciones, cómo se manejan las inasistencias justificadas, y si las ausencias afectan directamente la nota del estudiante o solo el derecho a presentar evaluaciones.
Parámetros de novedades académicas Configuran cómo se gestionan los aplazamientos, retiros y reingresos: el número máximo de semestres que un estudiante puede aplazarse, las condiciones para el reingreso, cómo se manejan los aplazamientos en relación con los beneficios económicos del estudiante, y qué documentos son requeridos para cada tipo de novedad.
Parámetros de traslado y transferencia Definen las condiciones bajo las que un estudiante puede trasladarse entre sedes de la misma institución o transferirse desde otra institución: los requisitos académicos para ser aceptado, el proceso de homologación de materias, y las reglas de reconocimiento de créditos.
Parámetros para cursos libres Determinan si la institución tiene créditos de libre elección en sus programas, cuántos son, qué tipo de actividades los generan (cursos electivos, actividades extracurriculares, voluntariado, idiomas), y cómo se registran en el historial académico del estudiante.
Indicadores para grados Configuran los requisitos de graduación: qué créditos deben haberse completado, qué opciones de grado están disponibles para cada programa, cuáles son los requisitos adicionales (idioma, suficiencia investigativa, prácticas), y cuál es el proceso formal de solicitud de grado.
Parámetros para programación académica Definen cómo se construye el horario: los tipos de espacios académicos disponibles, las reglas de asignación de salones según el tamaño del grupo, los criterios de distribución de la carga docente, y las restricciones de horario específicas de cada programa o sede.
Parámetros para Moodle En instituciones con educación virtual o híbrida, configuran cómo se sincronizan los datos entre el sistema académico y la plataforma LMS: cuándo se crean los cursos en Moodle, cómo se matriculan los estudiantes, y cómo fluyen las calificaciones de Moodle al sistema académico.
Parámetros de solicitudes Definen los procesos de solicitudes que los estudiantes pueden hacer a través del sistema: qué tipos de solicitudes están disponibles (certificados, constancias, paz y salvos, trámites académicos), cuáles requieren aprobación y de quién, y cuáles se resuelven automáticamente.
Hay una distinción importante que las instituciones deben entender al evaluar un sistema académico: la diferencia entre parametrización y personalización a medida.
La personalización a medida implica que el proveedor desarrolla funcionalidades específicas para una institución que no existen en el sistema estándar. Es costosa, toma tiempo, y tiene el riesgo de que esas funcionalidades personalizadas no funcionen correctamente con las actualizaciones futuras del sistema.
La parametrización implica que el sistema ya tiene la capacidad de comportarse de formas distintas según la configuración, y que la institución elige la configuración que corresponde a su reglamento. Es más rápida, más económica, y más sostenible porque la capacidad de parametrización se mantiene y mejora con cada actualización del sistema.
Un sistema académico con parametrización robusta puede adaptarse a la política de bajo rendimiento progresivo descrita anteriormente, al método específico de cálculo del promedio de otra institución, y a la estructura de liquidación por nivel socioeconómico de una tercera, sin necesidad de desarrollar nada nuevo. Cada institución elige la combinación de parámetros que refleja su reglamento, y el sistema opera según esa configuración.
Cuando el sistema académico está correctamente parametrizado según el reglamento de la institución, ocurren varios cambios que tienen impacto directo en la operación:
Las reglas del reglamento se aplican de forma automática y consistente. Un estudiante que llegó al tercer nivel de bajo rendimiento recibe automáticamente la restricción que el reglamento establece, sin que nadie tenga que revisar su caso individualmente y sin que haya riesgo de que el coordinador de un semestre aplique la regla de forma distinta al del semestre anterior.
El área de registro dedica su tiempo a casos de excepción, no a verificaciones rutinarias. Cuando el sistema verifica automáticamente que un estudiante cumple los requisitos para matricularse, el área de registro no tiene que hacerlo manualmente para cada caso. Solo interviene cuando hay situaciones excepcionales que requieren criterio humano.
Los estudiantes tienen transparencia sobre las reglas que aplican a su situación. Un sistema bien parametrizado puede mostrarle al estudiante, en su portal, exactamente qué materias puede matricular, por qué tiene alguna restricción si la tiene, y cuáles son las condiciones bajo las que esa restricción se levantaría.
Los reportes regulatorios reflejan la operación real de la institución. Cuando el sistema aplica correctamente el reglamento, los datos que genera son coherentes con lo que realmente ocurre en la institución, lo que hace que los reportes al SNIES y al SPADIES sean más precisos y más fáciles de defender ante el MEN y el CNA.
¿Cuánto tiempo toma configurar correctamente los parámetros de una institución nueva? Depende de la complejidad del reglamento y de qué tan bien documentado está. Una institución con un reglamento claro y bien documentado puede tener su configuración básica lista en pocas semanas. Configuraciones más complejas, como reglas de bajo rendimiento progresivo o criterios de liquidación muy diferenciados por programa, pueden requerir más tiempo de análisis y verificación antes de activarse en producción.
¿Qué pasa cuando la institución actualiza su reglamento académico? Los parámetros del sistema pueden actualizarse para reflejar los cambios en el reglamento. Lo importante es que esa actualización se haga de forma controlada: definiendo desde cuándo aplica el nuevo parámetro, verificando que los casos en proceso no se vean afectados retroactivamente de formas no deseadas, y documentando el cambio con su justificación.
¿Puede la institución configurar sus propios parámetros directamente, sin depender del proveedor? En algunos casos sí y en otros no, dependiendo de la complejidad del parámetro. Cambios simples (ajustar el número de decimales en el redondeo de notas, modificar el valor de los derechos de inscripción) generalmente pueden hacerse directamente desde el panel de administración del sistema. Cambios más complejos (modificar la lógica de restricción de matrícula por bajo rendimiento) requieren el acompañamiento del proveedor para garantizar que la configuración produce el resultado correcto.
¿Cómo se verifica que la configuración está produciendo los resultados correctos antes de activarla para todos los estudiantes? A través de pruebas con casos simulados: crear estudiantes de prueba con distintos perfiles (bajo rendimiento, distintos niveles financieros, distintos planes de estudio) y verificar que el sistema les aplica exactamente las reglas que el reglamento establece para cada caso. Esas pruebas deben hacerse en un ambiente de desarrollo separado del sistema en producción, y deben incluir los casos límite y las excepciones más frecuentes del reglamento.
¿La parametrización del sistema académico requiere conocimientos técnicos especiales por parte del equipo de la institución? No en la mayoría de los casos. La configuración de parámetros está diseñada para que el personal administrativo y académico de la institución, que conoce el reglamento pero no necesariamente tiene formación técnica en sistemas, pueda entender y verificar que la configuración es correcta. El proveedor es responsable de traducir el reglamento a la configuración técnica del sistema, pero la institución debe poder validar que esa traducción es fiel.
Docens tiene más de 15 grupos de parámetros configurables que cubren todos los procesos del ciclo académico, desde admisiones hasta grados. Instituciones como Uniespinal, INFOTEP Guajira e INFOTEP San Andrés han configurado su reglamento académico específico en la plataforma, incluyendo políticas de bajo rendimiento progresivo, métodos de liquidación diferenciados y criterios de cálculo de promedio particulares. Si quieres ver cómo se configuraría el reglamento de tu institución, podemos agendar una conversación.
Fuentes de referencia: